Protection des renseignements personnels
Responsable de la protection des renseignements personnels
Patricia LaRue
commentaires@cliniquedesfemmes.com
819-778-2055
Politique interne encadrant la gouvernance des renseignements personnels à la Clinique des femmes de l’Outaouais
Adoptée le 19 septembre 2023
La Clinique des femmes documente les informations personnelles des patientes dans le contexte de leur accès aux services de santé. Ces informations sont nécessaires pour bien traiter les patientes et effectuer un suivi. La plateforme DME, où sont consignés les renseignements personnels des patients, est sécurisée et garanti la protection des données personnelles. Les accès sont gérés à l’interne.
La Clinique des femmes fait signer un formulaire d’autorisation de transmission d’information dans tous les cas où un résultat médical ou autre type d’information doit être acheminé à un tiers. Dans le cas d’une personne de moins de 14 ans ou d’une personne inapte, le consentement du parent ou tuteur légal est obtenue.
Dans le cas d’une demande de dossier reçue d’un cabinet de médecin et signé par la patiente qui concerne une interruption de grossesse, un appel téléphonique est effectué pour assurer du consentement de la personne à transmettre ces informations. Une évaluation des facteurs relatifs a la vie privée sera faite pour toute demande de renseignements hors Québec.
La Clinique des femmes demande l’autorisation verbale d’accéder au Dossier Santé Québec des patientes. Cette autorisation est documentée.
La Clinique reconnait qu’en cas d’urgence majeure ou de prévention d’acte de violence imminente, des renseignements personnels pourraient être partagés avec les autorités, le tout dans le respect des obligations imposées par la Loi.
Les spécimens et échantillons envoyés au laboratoire du centre hospitalier sont identifiés selon les normes médicales en cours et les exigences du CISSS de l’Outaouais. Dans la mesure du possible, les produits de conception envoyés pour analyse en pathologie identifieront le dossier de la patiente ainsi que le nom du médecin ayant réalisé l’intervention mais pas son nom ni ses coordonnées.
Lorsque le personnel de la clinique doit donner un résultat à une patiente, on rejoint cette personne par téléphone aux numéros que celle-ci a fourni, en suivant le protocole téléphonique établi lors de la prise de rendez-vous. Une double vérification de l’identité est effectuée. Après plusieurs essais par téléphone, un courriel ou une lettre peut être envoyé à l’adresse affichée au dossier, mais le contenu de la lettre ne donne pas de détails.
Lorsque des dossiers médicaux sont détruits, ils sont déchiquetés sur place par une firme de déchiquetage, s’assurant ainsi de la protection des renseignements personnels.
Les dossiers papiers des clientes qui n’ont pas encore été numérisés sont dans des salles dont les portes se barrent et dont l’accès est restreint.
Les contractuels et employés ayant accès au système informatique signent un accord de confidentialité.
Les factures pour services payés sont dénuées du nom de la patiente lorsque transmis à la comptabilité. Seul le numéro de dossier interne est présent dans les documents comptables.
Lorsque la clinique calcule le nombre de rendez-vous, ou autres statistiques à des fins de planification d’horaires futurs ou autres, ceux-ci sont calculés sans information nominative. La seule personne ayant accès à Myle Analytics est la responsable des renseignements personnels.
Dans le cas où la clinique participerait à des études cliniques, des consentements seront obtenus en bonne et due forme en accord avec le comité d’éthique ainsi qu’avec la loi sur la vie privée.
Les dossiers d’employées sont conservés dans une filière barrée, dans un bureau barré. Les données relatives aux employées ainsi qu’aux finances sont aussi détruites par une firme de destruction de documents sur place. Les employées signent un code d’éthique en début d’emploi ainsi qu’un contrat. Pour les embauches faites après aout 2023, le contrat de travail sera modifié pour que les employées autorisent la divulgation de renseignements personnels comme leurs coordonnées à l’interne.
La clinique n’a pas de liste de distribution électronique.
La clinique gère une page Facebook, Instagram et LinkedIn. Les informations publiées sur ces plateformes par la clinique sont accessibles à ceux qui s’y sont abonnés. La Clinique ne conserve pas le nom des abonnés.
Un plugin donne l’option aux personnes naviguant sur le site www.cliniquedesfemmes.com de bloquer ou autoriser différents types de cookies.
Les avis de convocation aux Assemblées générales sont envoyés aux membres qui ont rempli le formulaire pour devenir membre de la corporation.
En débutant de nouveaux projets, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est effectuée.
Aucune information personnelle ne sera vendue, échangée ou cédée.
La Clinique des femmes n’a pas recours à des services de vidéo-surveillance à l’intérieur de ses locaux ni à des services de géo-localisation.
Aucune empreinte digitale ou donnée biométrique n’est recueillie.
La revue des mesures de protection de renseignements personnels sera faite sur une base annuelle, en fin d’année fiscale.
L’importance de la protection des renseignements personnels sera rappelée régulièrement au personnel.
Le nom de la personne responsable de la protection des information personnelles et ses coordonnées sont inscrits sur notre site web. Si un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel a lieu, la personne communiquera rapidement avec la responsable des renseignements personnels. En cas d’absence, elle communiquera avec l’infirmière chef.
